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Comptabilité-gestion des associations

La comptabilité associative

Comptabilité et association

La loi de 1901 ne fait mention d’aucune obligation comptable .
Cependant, selon les statuts types proposés aux associations déclarées, « le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée générale » (art. 11 de la loi de 1901).
Il est ainsi vivement conseillé à toute association de fonctionner avec une organisation comptable, qu’elle soit plus ou moins élaborée en fonction des besoins et des moyens de l’association.
Pour se faire, il convient d’établir une comptabilité à partie double . Cela facilite l’établissement en fin d’exercice des documents comptables (bilan, compte de résultat, annexe).

Le budget d’une association est généralement basé sur l’année civile sauf si une autre disposition est précisée dans les statuts. Ainsi, de nombreux clubs sportifs et des associations ayant une activité sur une année scolaire font généralement le choix de faire débuter leur année budgétaire en septembre.

Un journal doit recenser tous les mouvements de fonds ; tout mouvement dans le débit doit correspondre un mouvement égal dans le crédit.

Le bilan est une photographie de la situation patrimoniale de l’association composée de l’actif (immobilisations, produits achetés, le compte banque…) et le passif (les différentes sources de financement).

Le compte de résultat est un document qui récapitule les produits et les charges de l’exercice et indique comme s’est formé le résultat.
Certaines associations sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité normée suivant le plan comptable des associations. Les associations bénéficiant de financements publics font notamment partie de cette catégorie. Des obligations comptables leur sont imposées par différentes lois.
Les règles générales de saine gestion d’une association sont les suivantes :

  • un arrêté des comptes annuels dans le délai de 3 mois suivant la clôture de l’exercice,
  • une tenue de l’Assemblée Générale des adhérents dans le délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice.

Les obligations des associations liées à la perception d'aides publiques

Les associations recevant une subvention d’un montant inférieur à 23 000 € doivent fournir à l’organisme financeur les comptes équilibrés mentionnant les dépenses et les recettes. Si cette subvention concerne un projet, les documents comptables doivent leur être transmis au maximum 6 mois après la fin du projet .

Toutes les associations recevant une subvention d’un montant supérieur à 23 000 € doivent signer une convention entre l’organisme public et l’association.

Les associations recevant une subvention d’un montant compris entre 23 000 € et 75 000 € doivent fournir une balance des dépenses et des recettes en y ajoutant le prévisionnel et le réalisé.

Les associations recevant une subvention d’un montant compris entre 75 000 € et 150 000 €, ou dont la subvention représente plus de 50 % du budget, doivent produire un bilan signé par le Président de l’association ou dans certains cas par le commissaire aux comptes.
Les associations recevant une subvention d’un montant supérieur à 150 000 € doivent communiquer à l’organisme public les documents comptables suivants, certifiés par le commissaire aux comptes : le bilan, le compte de résultats et l’annexe.
L’association qui remplit au moins deux des trois conditions suivantes, doit nommer obligatoirement un Commissaire aux comptes :

  • au moins 50 salariés,
  • un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 3,1 millions d’euros HT
  • un bilan total supérieur ou égal à 1,5 million d’euros.

Un outil de gestion prévisionnel : le plan de trésorerie

L’élaboration d’un plan de trésorerie passe par deux phases :

1. la détermination des besoins et ressources de trésorerie sur la période analysée , en recensant les mouvements de trésorerie générés par les activités de l’association, afin d’aboutir à une situation de trésorerie avant financements,

2. cette première phase permet ensuite de déterminer les opérations financières souhaitables , en ajustant les financements (facilités de caisse, crédits à court terme, …) et les placements (livret, Sicav de trésorerie, …) en collaboration avec le banquier de l’association

Publication sur Internet des comptes annuels des associations

Depuis le 6 juillet 2009, les associations et fondations recevant plus de 153 000 euros de subventions par an doivent publier sur le site du Journal Officiel leurs comptes annuels et leur rapport au Commissaire aux comptes.
L’objectif est de rendre public les informations comptables et financières de ces structures.

Pour ces associations, le recours à un commissaire aux comptes est obligatoire depuis de nombreuses années. Dorénavant, les comptes annuels et le rapport au Commissaire aux comptes devront être déposés dans un format Pdf sur le site du Journal officiel.
Pour les exercices 2006 et 2007, les documents doivent être mis en ligne avant le 4 septembre. Pour les comptes approuvés après le 4 juin 2009, l’association dispose de trois mois à partir de leur approbation par l’organe délibérant

Les services des impôts et les associations

Certaines associations, dont les activités entrent dans le champ concurrentiel, peuvent être, partiellement ou totalement, "fiscalisables". Quelques précisions.

La fiscalité des associations

Les associations déclarées sous le régime de la loi de 1901 ne sont, en principe, pas soumises aux impôts commerciaux (impôt sur les sociétés, taxe professionnelle et taxe sur la valeur ajoutée). Lire la suite »

Mon association peut-elle éditer des reçus fiscaux ?
Suivant la jurisprudence, toute association peut recevoir des dons monétaires s'il n'y a aucune contrepartie ! Lire la suite »

Les remboursements des frais

Un bénévole peut se faire rembourser des frais qu’il a engagé pour accomplir sa tâche dans la mesure où les frais correspondent à des dépenses réelles et justifiées. Lire la suite »
Les remboursements des frais
Il existe trois possibilités pour le remboursement des frais liés à l’activité d’un bénévole :

Option pour une réduction d’impôts
Depuis l’intervention de la loi n° 2000-627 du 6 juillet 2000, modifiant l’article 200 du Code général des impôts, les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur activité associative, peuvent, s’ils n’en demandent pas le remboursement, bénéficier de la réduction d’impôts applicable au titre des dons aux oeuvres ou organismes d’intérêt général.
Cette possibilité est admise si les conditions suivantes sont remplies :
les frais pris en compte pour le calcul de la réduction d’impôts doivent avoir été engagés en vue strictement de la réalisation de l’objet social d’une oeuvre ou d’un organisme d’intérêt général, ils doivent être dûment justifiés (factures, billets de trains…) et être constatés dans les comptes de l’organisme,le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement. Cette renonciation expresse peut prendre la forme d’une mention portée sur la note de frais ainsi rédigée : " je soussigné … certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ".
S’agissant des frais engagés par les bénévoles utilisant leur propre véhicule (voiture automobile, vélomoteur, scooter ou moto), l’administration fiscale a institué un barème de remboursement applicable lorsque les intéressés ne sont pas en mesure de justifier du montant réel des dépenses effectivement supportées (instruction fiscale du 29.10.2001, BOI n° 5 B-18-01). Le montant de déduction est de 0,279 € au km pour les véhicules automobiles et de 0,107 € au km pour les vélomoteurs, scooters, motos. Ces tarifs sont réévalués chaque année.

Remboursement des frais réels :
L’association peut rembourser les frais s’ils sont :

  • réels : la tâche aura dû être accomplie (pas de mission fictive),
  • justifiés par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service,
  • proportionnels à l’activité : toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère somptuaire pourrait être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts (Rép. min. n° 8718, JOANQ du 10 avril 1989, p. 1705).

Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l’association au sein de laquelle ils exercent leur activité bénévole.

Remboursement forfaitaire des frais :
Le régime est identique à celui des salariés. Au lieu de rembourser les dépenses engagées par le bénévole, l’association peut pour des raisons de commodité, allouer des allocations forfaitaires.
Toutefois, en raison des difficultés pour apporter la preuve correspondant à ces remboursements, le régime des remboursements de frais sur une base forfaitaire doit être utilisé avec circonspection et ne s’appliquer que lorsque l’approximation par rapport aux frais réels est suffisante (ce qui est le cas notamment pour les indemnités kilométriques pour lesquelles il est possible de se référer aux barèmes fixés par l’administration au début de chaque année civile). De même, s’agissant des frais de repas, on peut se reporter au barème forfaitaire applicable aux salariés pour l’application de la législation de sécurité sociale (par exemple, dans le cas général, le repas est évalué à une fois la valeur du minimum garanti, soit 3,21€ depuis le 1er juillet 2007).

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