Il est vivement conseillé aux associations de structurer une organisation comptable. Elle peut être plus ou moins élaborée en fonction des besoins et moyens  de l’association.

Principaux documents comptables

Etablir une comptabilité à partie double (avec un compte débité et un compte crédité) facilite l’établissement de documents comptables (bilan, compte de résultats, annexe).

Le budget

Le budget d’une association se base sur une «période d‘exercice comptable» qui est souvent basé sur l’année civile (de janvier à décembre), mais d’autres cas peuvent exister en fonction des statuts. C’est parfois le cas pour des associations sportives ou ayant une activité en lien avec le monde scolaire qui se basent sur les années scolaires (à partir de septembre).

Le journal

Un journal doit recenser tous les mouvements financiers. Chaque débit (sortie d’argent) doit correspondre à un crédit (entrée d’argent) équivalent pour maintenir un budget à l’équilibre.

Le bilan

Le bilan est un constat de la situation patrimoniale de l’association : il se compose de l’actif (les biens de l’association, le compte bancaire) et le passif (sources de financements).

Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document récapitulatif des produits (ce qui résulte de l’activité) et des charges (ce qui coûte) de l’exercice et indique le résultat global de l’année.

La loi de 1901 ne fait pas mention d’obligation comptable, mais son article 11 déclare que « le trésorier rend compte de sa gestion et soumet son bilan à l’approbation de l’assemblée générale ».
 

Les associations bénéficiant de financements publics doivent se conformer à une comptabilité normée suivant le plan comptable des associations défini par la Loi.

Règles générales

Pour toute association, une gestion saine implique :

  • un arrêté des comptes annuels dans un délai de 3 mois suivant la clôture de l’exercice ;
  • une tenue de l’assemblée générale des adhérents dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice.

Obligations spécifiques

Les obligations des associations bénéficiant d’une subvention diffèrent selon son importance.

Subvention inférieure à 23 000 €

Les associations doivent fournir à l’organisme financeur les comptes équilibrés mentionnant les dépenses et les recettes. Si cette subvention concerne un projet, les documents comptables doivent leur être transmis au maximum 6 mois après la fin du projet.

Subvention supérieure à 23 000€

Les associations doivent signer une convention avec l’organisme financeur.

Subvention comprise entre 23 000€ et 75 000€

Les associations doivent fournir un document indiquant la balance des dépenses et des recettes ainsi que le budget prévisionnel et réalisé.

Subvention comprise entre 75 000€ et 150 000€ (ou subvention supérieure à 50% du budget de l’association)

Les associations doivent produire un bilan signé par le président de l’association (ou le commissaire aux comptes).

Subvention supérieure à 150 000€

Les associations doivent communiquer à l’organisme financeur des documents comptables certifiés par le commissaire aux comptes : le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Subvention supérieure à 153 000€ par an

Pour favoriser la transparence des informations comptables et financières, les associations et fondations doivent publier leurs comptes annuels et leur rapport au commissaire aux comptes sur le site du Journal Officiel.

L'article 22 de la loi n° 2006-586 du 23 mai 2006 relative au volontariat associatif et à l'engagement éducatif, impose aux associations de tenir à la disposition du public, par voie électronique, le montant des subventions versées.

Commissaire aux comptes

Une association doit nommer obligatoirement un Commissaire aux comptes si elle remplit au moins deux des trois conditions suivantes :

  • 50 salariés ou plus ;
  • chiffre d’affaires supérieur ou égal à 3,1 millions d’€ HT ;
  • bilan total supérieur ou égal à 1,5 million d’€.

Le plan de trésorerie est un outil de gestion prévisionnelle qui s’élabore en 2 phases.

Phase 1

Détermination des besoins et ressources de trésorerie sur la période analysée. A cet effet, il faut recenser les mouvements de trésorerie générés par les activités de l’association afin d’aboutir à une situation de trésorerie avant financements.

Phase 2

Définition des opérations financières souhaitables : ajustement des financements (facilités de caisse, crédits à court terme…) et des placements (livret, Sicav de trésorerie) en collaboration avec le banquier de l’association.

Fiscalité des associations

Les associations déclarées sous le régime de la loi de 1901 ne sont, en principe, pas soumises aux impôts commerciaux (impôts sur les sociétés, taxe professionnelle, taxe sur la valeur ajoutée).

Cependant certaines associations, dont les activités entrent dans le champ concurrentiel, peuvent être, partiellement ou totalement, "fiscalisables".

Reçus fiscaux

Suivant la jurisprudence, toute association peut recevoir des dons monétaires.

Remboursement des frais par l’association

Si un membre a engagé des frais réels et justifiés pour accomplir une activité dans le cadre de l’association, il peut lui en demander le remboursement.  

Remboursement des frais réels

L’association peut rembourser directement les frais s’ils sont :

  • réels, correspondant à une activité accomplie (pas de mission fictive) ;
  • justifiés par des factures ou reçus ;
  • proportionnels à l’activité

Les remboursements de frais réels versés par l’association à un membre ne sont pas imposables.                

Toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère excessif peut être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts.


Remboursement forfaitaire des frais

Dans un objectif de simplification, l’association peut choisir de mettre en place des allocations forfaitaires pour couvrir les dépenses engagées par ses membres, et ainsi ne plus les rembourser après coup.

Cette méthode nécessite une grande rigueur pour faire correspondre le remboursement aux frais engagés. Il est conseillé de ne l’utiliser que lorsque l’évaluation des frais peut être objective (indemnités kilométriques, barème de frais de repas…)

Déduction fiscale des frais

Si un membre a engagé des frais réels et justifiés pour accomplir une activité dans le cadre de l’association, il peut en demander le remboursement. A défaut, il peut les valoriser fiscalement.

La loi n° 2000-627 du 6 juillet 2000 stipule que les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur activité associative, peuvent, s’ils n’en demandent pas le remboursement, bénéficier de la réduction d’impôts applicable au titre des dons aux œuvres ou organismes d’intérêt général.

Réduction d’impôts

Pour que les frais avancés permettent de bénéficier d’une réduction d’impôt, trois conditions sont indispensables :

  • ils doivent avoir strictement servis à la réalisation de l’objet social de l’association ;
  • ils doivent être justifiés (factures, titres de transport…) et inscrits dans les comptes de l’association ;
  • le membre doit avoir renoncé expressément au remboursement des frais (la note de frais sera ainsi annotée: « Je soussigné… certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don. »)

Frais de déplacement

Pour les frais engagés par des membres de l’association utilisant leur véhicule motorisé, il est possible de justifier du montant réel des dépenses, ou d’utiliser un barème. L’administration fiscale a mis en place un barème de remboursement (réévalué chaque année), établissant un montant de déduction par kilomètres parcourus (0,279 € / km pour les véhicules automobiles et 0,107 € / km pour les vélomoteurs, scooters, motos).       

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