Eléments de contexte

Cadre législatif et réglementaire

Conformément à la LOI n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la LOI n° 2018-493 du 20 juin 2018 et au Règlement Général sur la Protection des Données(UE) 2016/679 du 27 avril 2016 dit « RGPD », la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’elle traite et pour protéger la vie privée des personnes concernées.

Règles générales de gestion

Les règles générales de gestion des données personnelles au sein de la collectivité sont les suivantes  :

  • Les données personnelles sont collectées pour permettre directement ou indirectement aux services municipaux de rendre le service public à destination des usagers. Lorsque ces données sont obligatoires pour le bon déroulement du service : elles sont marquées d’un astérisque (*)
  • Les données collectées sont réservées aux services en charge de mettre en oeuvre les objectifs du traitement et le traitement lui-même pour répondre au besoin des personnes (finalité du traitement) et ne peuvent-être communiquées qu’aux personnes habilitées.
  • Les données sont traitées sur le territoire français mais peuvent potentiellement être tranférées en Europe ou dans des pays adéquats en fonction des sous-traitants et des types de traitement (modules statistiques...)
  • Les données sont conservées pour une durée proportionnée à la finalité poursuivie sauf en cas de durée légale ou prescrite par les archives nationales.

La ville d’Ivry-sur-Seine s’est engagée dans un processus de mise en conformité avec le nouveau cadre législatif et règlementaire.

Elle prend des mesures pour s'assurer que chaque traitement de données personnelles qu'elle met en oeuvre répond à une finalité déterminée et légitime (réponse au besoin des personnes concernées, objectif du traitement et usage des données) et reste proportionné à cette finalité initiale.

En cas de traitement pour une autre finalité que celle ayant motivé la collecte, elle s’attache à ce que soit demandé le consentement des personnes concernées.

Types de traitements

Sont présentés ci-dessous par domaines :

  • Les traitements pour lesquels les usagers communiquent de façon volontaire leurs données personnelles, à partir de diverses sources, pour permettre le bon déroulement du service rendu
  • Les traitements dont la finalité est la lutte contre les incivilités et pour lesquelles la ville collecte les données personnelles des usagers de façon systèmatique dans l'espace public.

Pour chaque traitement sont définies : la base légale du traitement, les finalités principales et secondaires, les durées de conservation et les modalités de mise en œuvre spécifiqu

Traitements par domaines

Cinéma : Le Luxy

Les données personnelles collectées dans les formulaires d’adhésion aux « Amis du Luxy » sont traitées par le Luxy, cinéma municipal de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre aux usagers de bénéficier de tarifs préférentiels et si ils le souhaitent recevoir des informations sur le programme et des invitations aux évènements organisés par le Luxy.

Les données obligatoires sont marquées d’une « * ». Il s’agit du nom, prénom, adresse postale et dans le cas de la carte jeune, de la mention « moins de 26 ans».

L’abonnement est d’une durée d’un an. Les informations liées au compte sont conservées durant 3 ans à partir de la première inscription, que la personne renouvelle son abonnement ou non. Elles sont mises à jour à la demande des personnes concernées.

En cochant les cases correspondantes, les usagers acceptent de recevoir les programmes, adulte ou jeune public, mensuels par mail et moyennant finances par courrier postal et/ou des invitations aux évènements organisés par le Luxy

Pour les personnes non-adhérentes mais souhaitant recevoir le programme mensuel par mail ou des invitations, les données minimums nécessaires sont collectées oralement au guichet et conservées durant 3 ans.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé, y compris la photo prise sur place et les informations bancaires collectées dans le logiciel Monnaie Services pour permettre le bon déroulement de la prestation.

Courrier

Les données personnelles confiées par les usagers dans les courriers ou courriels sont traitées par la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, dans le cadre de ses missions d’intérêt public.

Le service courrier enregistre ces données et le courrier ou courriel reçu dans une application dédiée et sécurisée puis les diffuse sous forme numérique et sous forme physique pour les documents papier, selon une procédure établie, pour permettre au(x) service(s) concerné(s) par l’objet du courrier d’en traiter le contenu et d’y répondre le cas échéant.

Les données personnelles ainsi enregistrées sont susceptibles d’être réutilisées par le responsable de traitement pour la réponse et par le(s) service(s) concerné(s) dans le cadre de finalités propres et cohérentes avec l’objet initial du courrier ou courriel.

Seules des personnes dûment identifiées et habilitées sont destinataires de ces données qui seront conservées par les services pendant une durée permettant si besoin la réponse, proportionnée à la sensibilité du courrier et aux finalités de chaque cœur de métier.

Ces données sont aussi susceptibles de faire l'objet d'un archivage patrimonial une fois le courrier clos.

Dans tous les cas, les données seront conservées pendant une durée minimum de trois ans dans la base courrier pour permettre la recherche des courriers sur demande au service courrier.

Gestion de la crise sanitaire liée au COVID19

Sous l’égide de l’Agence Régionale de Santé et en partenariat avec l’association « l’Equipe Médicale Ivryenne 94 » et la « Croix Rouge », la ville d’Ivry-sur-Seine met à disposition des usagers des centres dédiés au COVID19 pour leur permettre d’accéder selon des modalités définies par l’état à l’ensemble des dispositifs médicaux mis en place dans le cadre de la crise sanitaire. Il s’agit d’un centre d’appel, d’un centre de dépistage et d’un centre de vaccination.

Les données personnelles communiquées dans ce cadre par les usagers sont collectées et traitées par la ville d'Ivry-sur-Seine, co-responsable de traitement, sur la base de l’intérêt public pour répondre aux différentes finalités et selon des modalités exposées ci-dessous.

Le centre d’appels gère des prises de rendez-vous pour la vaccination et les besoins d’accompagnement à la mobilité pour les usagers  les plus fragiles. Pour ce faire, les personnes en font la demande par téléphone uniquement.

Pour la vaccination, les agents habilités du centre d’appel prennent rendez-vous pour les demandeurs sous réserve de leur éligibilité (déclaratif des personnes sur leur âge ou l’existence d’une ordonnance) et de places disponibles.

Pour cette prise de rendez-vous, des données personnelles des demandeurs (noms, prénom, date de naissance, numéro de téléphone et adresse mail) sont collectées et enregistrées sous forme numérique dans l’éditeur de prise de rendez-vous en ligne DOCTOLIB.

Si les demandeurs ne possèdent pas de compte dans DOCTOLIB, un compte générique et une adresse mail uniquement dédiés à cette prise de rendez-vous sont créés par le centre d’appel.

Les données enregistrées par le centre d’appel dans DOCTOLIB sont susceptibles d’être vues ou utilisées par l’ensemble des personnes habilitées dans les trois centres dédiés au COVID19. 

Les données des appelants sont aussi susceptibles d’être collectées dans une fiche papier (Voir ici  ) réservée au public Ivryen qui peut sur demandebénéficier d’un service personnalisé d’aide à la mobilité et d’une place sur une liste d’attente pour la vaccination.

Ces données sont : les noms, prénom, date de naissance, adresse complète, numéro de téléphone, adresse mail et pour les personnes dont l’autonomie est réduite, le nom et prénom et numéro d’un proche. La date, le gestionnaire et le motif de l’appel (information, test ou vaccination et le cas échéant demande d’accompagnement à la mobilité), l’existence d’une ordonnance ou le besoin d’un transport médical, les dates et lieu de rendez-vous (et leur confirmation) et le cas échéant les informations liées à la prise en charge par un chauffeur sont également collectés.  

Pour permettre le suivi des demandes d’accompagnement à la mobilité et de la liste d’attente, les fiches sont enregistrées dans un tableau dédié (Excel sécurisé par un mot de passe). Ce tableau est sous la responsabilité du seul coordinateur du centre d’appel. Il est sécurisé et mis à jour plusieurs fois par semaine. 

Une fois le tableau complété les fiches papier correspondantes sont détruites. Dans l’attente, les fiches ne sont accessibles qu’aux seules personnes habilitées du centre d’appel. Aux heures de fermeture elles sont conservées dans une armoire fermée à clé. Le tableau fait quant à lui l’objet d’une anonymisation régulière dans un délai ne pouvant excéder trois mois. 

Le nom et prénom, l’adresse et le numéro de téléphone des personnes ayant fait une demande d’accompagnement à la mobilité sont également communiqués au chauffeur sous forme d’une fiche (papier). Après le transport, les fiches sont centralisées au service « Parc Auto » de la collectivité et  sont détruites.

Le centre de dépistage accueille les personnes souhaitant effectuer un test de dépistage antigénique ou pour un test PCR sur décision du médecin référent du centre. 

Pour rester dans le respect des gestes barrières et limiter les risques de contamination, le parcours des patients est construit avec un sens de circulation unique et la situation des personnes asymptomatique/symptomatique est déterminée au moment de l’accueil afin que les personnes soient dirigées vers des salles d’attente spécifiques. Cette situation est déterminée sur la base des déclarations des personnes et de la prise de température consentie sans remontée d’information. 

L’accueil au centre de dépistage se fait avec ou sans rendez-vous.

Pour la prise de rendez-vous, l’éditeur retenu pour le centre de dépistage d’Ivry-sur-Seine est DOCTOLIB.

Si les personnes ont rendez-vous, les agents habilités à l’accueil du centre de dépistage sont susceptibles de vérifier les informations collectées dans DOCTOLIB par le biais du centre d’appel ou directement par les personnes elles-mêmes sur internet.

Au moment de l'accueil :

Il est demandé aux personnes de présenter leur carte vitale ou à défaut une pièce d’identité. Les personnes sont enregistrées - par les agents d’accueil habilités - dans une base de données médicale dédiée à la gestion numérique du tiers payant par la ville d’Ivry-sur-Seine (logiciel eLisa) pour permettre l’enregistrement et la facturation des actes : 

  • Si le patient dispose d’une carte vitale ou est connu du centre municipal de santé, les informations sont déjà enregistrées dans “eLisa” et l’agent en charge se contente de les vérifier et de les mettre à jour si besoin. 
  • Si le patient est inconnu dans “eLisa” et ne possède pas de carte vitale, il lui est demandé de présenter une pièce d’identité. Les données collectées sont alors : les noms, prénom, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, couverture et numéro de sécurité sociale.

Ces données sont partagées avec le centre municipal de santé dans “eLisa”, et sont conservées de façon sécurisée pour une durée de 20 ans (à compter du dernier acte enregistré) avant archivage définitif.

Une fiche de renseignement est formalisée au moment de cet enregistrement pour permettre la communication entre les différents points d’accueil du centre de dépistage (Voir ici ) et l’enregistrement dans la base de données nationale SI-DEP à des fins d’information des personnes concernées (ou de leur médecin traitant), de traçage des cas contacts, d’étude statistique et de recherche.

Cette fiche est complétée par les personnes elles-mêmes avec les données obligatoires suivantes : Le nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le téléphone, le sexe, le numéro de sécurité sociale, l’adresse postale, le pays de résidence, les informations sur les symptômes, le type d’hébergement et si la personne est un professionnel de santé ou non.

La partie “résultat” en fin de fiche est réservée au personnel médical qui y consigne le résultat du test et qui l’a réalisé.

Déroulé du test :

La consultation médicale dure au plus 15 minutes et le médecin ou l’infirmier annoncent en général tout de suite le résultat du test au patient. Toutefois, en cas de forte influence le patient peut être orienté vers une salle d’attente où le professionnel qui a réalisé le test viendra annoncer le résultat dans un second temps. 

Si le test antigénique est positif ou sur avis du médecin, un test PCR est proposé au patient qui n’implique pas de collecte supplémentaire de données personnelles sauf s’il est nécessaire de fixer un rendez-vous ultérieur à la personne pour réaliser le test dans de bonnes conditions. Dans ce cas les identifiants et coordonnées pour joindre la personne sont susceptibles d’être collectées avec son consentement.

Dans tous les cas, à l’issue du test, une fiche de traçabilité (papier) est remise aux patients par le médecin ou l’infirmier qui atteste de la réalisation du test et de son résultat (Voir ici ).

Cette fiche à vocation à être conservée par le patient et contient des données sur le test et le professionnel qui l’a réalisé, le résultat du test, les noms, prénom et date de naissance du patient et des recommandations sanitaires.

Sortie du centre de dépistage :

En sortie de parcours, les patients remettent leurs fiches de renseignement aux agents d’accueil habilités qui les utilisent en complément de la carte vitale pour facturer les actes.

Le centre conserve ces fiches de renseignement avec les résultats des tests et les traitent de la façon suivante :

  • En cas de test positif, les données figurant sur la fiche de renseignement sont enregistrées au plus vite par les coordinateurs du centre (habilités par délégation du centre municipal de santé)  dans le SI-DEP pour permettre à l’Agence Régionale de Santé contacter les personnes concernées et de tracer au plus vite les cas contacts. 
  • Les fiches correspondant aux tests négatifs sont saisies quotidiennement par le médecin référent ou les coordinateurs du centre si le médecin n’est pas disponible. 

Les fiches de renseignement sont ensuite portées tous les jours par un chauffeur sous enveloppes scellées au Centre Municipal de Santé pour vérification de la facturation puis destruction par les agents en charge du tiers payant au plus tard à la fin de la campagne de vaccination.

Le centre de vaccination accueille les personnes sur rendez-vous pour les vacciner contre le COVID avec le vaccin mis au point par Pfizer-BioNtech.

Le vaccin mis au point par Pfizer-BioNtech est accessible pour les personnes de 55 ans et plus ou pour les patients vulnérables à haut risque disposant d’une prescription médicale de leur médecin traitant.

La vaccination n’est accessible que sur rendez-vous. L’éditeur de rendez-vous retenu pour le centre de vaccination d’Ivry-sur-Seine est DOCTOLIB (voir politique des données personnelles de DOCTOLIB).

A l’entrée du centre :

Si une personne se déclare malade, un membre de l’équipe médicale évalue si cette personne peut être vaccinée ou lui propose de faire un test de dépistage antigénique dans le centre de dépistage voisin. 

Au moment de l’accueil

Les agents habilités à l’accueil du centre de vaccinationdemandent la carte d’identité et la carte vitale des personnes afin de vérifier les informations collectées dans DOCTOLIB par les services de la ville ou du CCAS concernés, par le centre d’appels, ou par les personnes elles-mêmes sur internet.

Ces agents sont susceptibles de vérifier l’existence de pièces justifiant de l’éligibilité des personnes à la vaccination et de faire si besoin appel à l’équipe médicale pour en vérifier le contenu (ordonnance du médecin traitant justifiant l’accès au vaccin) avant validation de la vaccination. 

En cas de rendez-vous surnuméraire validé par l’équipe médicale, les agents d’accueil (ou les coordinateurs du centre) peuvent être amenés à enregistrer eux-mêmes ces données dans DOCTOLIB.

Les données collectées sont alors : le nom et le nom de naissance le cas échéant, le prénom, la date de naissance, un numéro de téléphone, une adresse mail, le numéro de sécurité sociale.

Les patients, une fois enregistrés à l’accueil, remplissent un questionnaire de pré-vaccination (Voir ici ) dans lequel une partie des données a été pré-remplie par les agents d’accueil (nom, prénom, date de naissance, ville de résidence et numéro de sécurité sociale) et qui sert à l’équipe médicale pour évaluer si il n'y a pas de contre-indication à la vaccination

Déroulé de la vaccination :

Ces questionnaires sont ensuite remis à l’équipe médicale qui s’en sert pour appeler les patients et pour s’assurer en début de consultation que l’état de santé des personnes permet bien la vaccination.

Si rien ne s’y oppose, le médecin ou l’infirmier en charge de la consultation vaccine le patient, complète la partie du questionnaire réservée à l’équipe médicale et l’attestation de vaccination (avec le nom du médecin responsable du centre, les nom et prénom de la personne, la date du vaccin, la nature et le lot de l’injection et la date de rendez-vous pour la deuxième injection le cas échéant - Voir ici  ), informe le patient des conséquences de la vaccination et fait des recommandations sanitaires.

Une fois les personnes vaccinées il leur est demandé de rester en salle d’attente sous surveillance médicale pendant quinze minutes et les documents de vaccination (questionnaire de pré-vaccination et attestation de vaccination) sont remis aux agents d’accueil en charge de la sortie des patients, complétés et signés par le médecin ou l’infirmier qui a fait le vaccin.

Sortie du centre de vaccination :

Avant leur sortie, les patients sont enregistrés à l’aide de leur numéro de sécurité sociale et des documents de vaccination dans la base de données médicale nationale de l’Assurance Maladie dédiée à la vaccination  « AMELI PRO / VACCIN COVID » comme ayant été éligibles et ayant bénéficié d’une ou deux doses de vaccin. Sont ainsi renseignées en plus des identifiants déjà enregistrés dans AMELI, le numéro de lot, le bras, l’heure et le centre de vaccination.

Si la personne n’est éligible qu’à une seule dose les agents habilites clôturent le dossier.

L’acte est également enregistré dans la base de données médicale dédiée à la gestion numérique du tiers payant par la ville d’Ivry-sur-Seine (logiciel Elisa) pour la facturation.

En plus de l’attestation de vaccination, un certificat de première ou de seconde injection est donné aux patients qui certifie que les données ont bien été télétransmises à l’assurance maladie (y figurent le nom du médecin, l’heure et la date de vaccination ainsi que les identifiants des personnes - Voir ici

Le questionnaire de pré-vaccination est conservé au-delà de la deuxième injection pendant la durée de la campagne vaccinale afin de sécuriser la facturation et de conserver une trace des actes médicaux pour garantir la santé des patients.

Ces questionnaires sont portés chaque jour sous enveloppe scellée au Centre Médical de Santé.

Dans le cadre des traitements détaillés ci-dessus les données personnelles sensibles et les données médicales sont couvertes par le secret et font l’objet d’une attention renforcée de la collectivité qui partage la responsabilité des traitements avec des acteurs nationaux, (Ministère des Solidarités et la Santé et Direction Générale de la Santé, Assurance Maladie, Doctolib ) destinataires de certaines données qui disposent de leurs propres politiques de gestion des données personnelles (Voir ci-dessous "Exercice des droits ..." ).

C'est le cas pour l’ensemble des traitements sauf pour la gestion des listes d’attentes constituées et gérées par la collectivité et pour la production de statistiques locales anonymisées. ; traitement pour lesquels le maire d’Ivry-sur-Seine est seul responsable de traitement.

Cette responsabilité est également partagée avec les partenaires conventionnés (EMI94, CCAS) ou sous-traitants (SIIM, Infosanté) soumis au respect de la réglementation au même titre que la collectivité.

Dans les centres dédiés à la gestion de la crise, les données collectées et les flux physiques de données sont sécurisés autant que possible et limités au stricte nécessaires pour permettre le bon déroulement des finalités.

Les personnes habilitées à effectuer ces traitements sont averties des obligations règlementaires et de la confidentialité des données qu’elles sont amenées à traiter et un suivi régulier des bonnes pratiques est fait tant par l’équipe médicale de référence que par l’équipe de la collectivité dédiée à la protection des données personnelles.

Les modalités techniques mises en œuvre par la collectivité permettent aussi d’assurer une sécurité numérique renforcée des données collectées pour une bonne gestion des services aux usagers dans le cadre de la crise sanitaire.

Politiques de gestion des données personnelles et moyens d’exercices des droits auprès des acteurs nationaux intervenant dans la gestion de la crise sanitaire :

Ministère des solidarités et de la santé

Assurance Maladie  

  • Politique de gestion des données personnelles de l’application AMELI PRO / VACCIN COVID : lien vers le document 
  • Exercice des droits ou question au Délégué à la protection des données : par écrit auprès de votre caisse d’assurance maladie soit par voie électronique via votre compte ameli https://www.ameli.fr.

Prise de rendez-vous :

Habitat

Les données personnelles collectées dans les formulaires de candidature à l’acquisition de résidence principale sont traitées par les services de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre la priorisation, les études statistiques et le cas échéant le suivi des valeurs immobilières et foncières. Les données obligatoires sont marquées d’une « * ».

Les critères des priorisation utilisés par le service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine sont synthétisés dans le tableau ci-dessous :

PrioritéCritères d’éligibilité
1Ménage impacté par une opération d’aménagement
2Primo accédant(1) - éligible au plafond ressources du Prêt à Taux Zéro en vigueur
3Primo accédant (1) - dépassant le plafond ressources Prêt à Taux Zéro en vigueur
4Propriétaire résident  - éligible au plafond de ressources du Prêt à Taux Zéro en vigueur
5Propriétaire résident - dépassant le plafond de ressources du Prêt à Taux Zéro en vigueur

(1) Un primo accédant est une personne ou un ménage achetant pour la première fois son logement (résidence principale) ou qui n’a pas été propriétaire de son logement dans les 2 ans écoulés. Ces conditions s'appliquent pour chaque personne qui constitue un ménage lorsqu'il s'agit d'un achat commun.

Ces données ont aussi vocation à être exploitées dans le cadre de chaque opération par le promoteur concerné à des fins de gestion de la relation commerciale et par un huissier à des fins de gestion des dossiers des candidats, de sécurité financière (impayés, fraude, blanchiments…) et de réponse aux obligations légales et réglementaires.

Seules les personnes habilitées des services du développement urbain de la ville d’Ivry-sur-Seine ou habilitées par le promoteur et l’huissier en charge de chaque opération seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé et seront conservées :

  • Par la ville d’Ivry-sur-Seine pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités susmentionnées
  • Par le promoteur et l’huissier durant l’opération. Ces partenaires devront détruire les données recueillies dans le dossier de candidature à la fin de l’opération concernée, sauf recueil par le promoteur du consentement  des personnes pour étendre la durée de conservation à la durée légale (3 ans après le dernier contact pour les contacts commerciaux) et utiliser les données recueillies dans le dossier de candidature pour de nouvelles finalités. Les nouvelles conditions de traitement des données devront alors être clairement exposées aux personnes concernées.

Les données personnelles confiées par les usagers au service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, sont traitées à des fins de communication et de statistique pour répondre à sa mission d’intérêt public et leur permettre de bénéficier des informations sur les programmes en accession et de recevoir les invitations aux avant-premières.

Toutes les données demandées sont obligatoires pour permettre le bon déroulement de la finalité. Elles seront conservées pendant la durée nécessaire à l’exercice de cette finalité et mises à jour à chaque campagne d’acquisition ou à la demande des personnes concernées.

En cochant la case correspondante, les usagers acceptent que la ville d’Ivry-sur-Seine transmette les données communiquées aux promoteurs en charge des programmes en accession.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisé.

Pour traiter les demandes et les attributions de logement social, deux systèmes d’information sont interfacés en temps réel : le SNE (système national d’enregistrement dédié au logement social accessible par le biais de la plateforme Cerbère: http://sne.info.application.logement.gouv.fr/comment-acceder-au-sne-r34.html ) et Péléhas (logiciel de traitement des demandes et attributions de logements utilisé par la ville d’Ivry-sur-Seine).

Dans le cadre du SNE, la ville d’Ivry-sur Seine est un acteur du traitement parmi l’ensemble des acteurs connectés et utilisateurs de ce système. Ce système est alimenté par des données collectées dans des formulaires en ligne ou papier par chacun des acteurs (Demandeurs, Etat, guichets enregistreurs d’Ile de France : bailleurs, communes, Action Logement).

Les supports physiques de cette collecte (CERFA) sont fournis par l’Etat au titre de l’article R 441-2-2 du code de la construction et de l’habitation, tout comme le portail numérique national (SNE). Dans le Cerfa les données marquées d’un « (1) » sont facultatives.

Dans ce cadre, les données personnelles collectées dans les formulaires de demande de logement social sont traitées par les services de la ville d’Ivry-sur-Seine, co-responsable de traitement, à des fins administratives internes pour répondre à sa mission d’intérêt public, permettre la priorisation et l’attribution des logements sociaux les plus adaptés aux besoins des demandeurs.

Les types de données saisies par le service Habitat sont les suivants : Identifiants et coordonnées du demandeur et du co-titulaire, identifiants des descendants et ascendants et nature du lien parental, date de dépôt, conditions d’habitation actuelles, ressources et revenus du foyer, motifs de la demande, informations sur le logement recherché, liste des pièce justificatives fournies, évènements dans le cadre du suivi de dossier et potentiellement informations complémentaires pour les logements adaptés au(x) handicap(s) et à la perte d’autonomie.

Les demandes font l’objet d’une cotation par le service « Habitat » de la ville d’Ivry-sur-Seine  sur la base de critères calculés en points disponibles sur https://www.ivry94.fr/528/la-cotation.htm . La décision d’affectation du logement est prise par la commission d’attribution des logements (https://www.ivry94.fr/527/criteres-d-attribution-d-un-logement-social.htm )

Ces données ont aussi vocation à être transmises et exploitées dans le cadre de chaque attribution par les bailleurs (disposant de logements sociaux à Ivry-sur-Seine ou une autre commune demandée : https://www.demande-logement-social.gouv.fr/offresParCommune.afficher ) en charge de prendre contact avec les demandeurs. Il s’agit pour les bailleurs de choisir dans une liste de trois candidats pour chaque attribution. Seuls le numéros <=>Numéro Unique Régional des trois demandeurs proposés sont transmis aux bailleurs en dehors du SNE (forme pseudonymisées). Chaque bailleur est ensuite responsable des traitements appliqués à ces données (en particulier de la clôture d’un dossier en cas d’attribution qui entraine la radiation du demandeur) et plus généralement du respect de la règlementation en vigueur.

Ces données peuvent également être exploitées par les services de l’Etat et les guichets enregistreurs d’Ile de France qui ont accès en temps réel aux informations, sont responsables des traitements appliqués à ces données et plus généralement du respect de la règlementation en vigueur.

Au sein de la collectivité, seules les personnes habilitées du secteur habitat social  peuvent saisir ou modifier les données tout comme le demandeur lui-même, l’état et l’ensemble des guichets enregistreurs d’Ile de France

Ces données peuvent également être consultées en lecture seule, pour instruction de dossiers connexes, par l’ensemble du service habitat de la ville d’Ivry-sur-Seine.

Les données collectées sont enfin susceptibles d’être transmises - dans le cadre des différentes commissions municipales pour l’accès au droit et dans le cadre des permanences - aux Elus et services municipaux habilités concernés de façon proportionnée avec la finalité initiale. Ainsi, la situation des personnes est susceptible d’être évoquée de façon succincte avec les travailleurs  sociaux ou médiateurs.

Les données sont conservées par le secteur habitat de la ville d’Ivry-sur-Seine et l’ensemble des guichets enregistreurs pendant une durée d’un an après la clôture du dossier. Après un an les demandes doivent faire l’objet d’un renouvellement (https://www.ivry94.fr/fileadmin/www.ivry94.fr/MEDIA/Demarches_Services/Habitat/TUTORIEL-Logement-Renouvellement-de-demande-01.pdf). Les données personnelles contenues dans le SNE sont conservées sur douze mois filants.

Par ailleurs, même en cas de renouvellement, la ville expurge les dossiers de toutes les pièces devenues inutiles une fois par an.

Les données personnelles contenues dans le logiciel Péléhas (sous-traitant AFI :voir Attestation de conformitéPelehas registre de traitement et Relations_clients) sont hébergées sur le serveur du SIIM (Syndicat Intercommunal d’informatique Mutualisée). Elles sont conservées de façon sécurisée durant la validité du dossier demandeur et 1 an à des fins statistiques après la fin de la validité du dossier. Elles sont ensuite détruites par traitements automatisés.

Compte tenu de la sensibilité des données collectées (numéro de sécurité social, données de santé, données financières…), de leurs forts impacts sur la vie privée et des risques encourus pour les personnes concernées en cas de traitement inadéquat ou de fuite de données, la collectivité a engagé un PIA (étude d’impact) sur ces traitements pour mesurer et si besoin limiter les risques pour la vie privée des personnes.

Lutte contre les incivilités

Dans le cadre de sa mission d’intérêt public, la Ville d’Ivry-sur-Seine s’est dotée de pièges photographiques qui se déclenchent automatiquement en cas de mouvements.
Ces appareils, installés dans l’espace public à des endroits stratégiques collectent des images pour lutter contre les dépôts sauvages. Il s’agit de prendre les responsables de ces dépôts en flagrant délit et de les identifier à l’aide des plaques d’immatriculation des véhicules.

Les données personnelles collectées par ce biais sont traitées par les agents assermentés du secteur « Lutte Contre les Incivilités » (service « Prévention, Lutte Contre les Incivilités ») qui détruisent immédiatement les images non pertinentes et traitent les images prouvant une infraction afin de verbaliser les contrevenants.
Un rapport contenant l’ensemble des informations liées à l’infraction est ensuite transmis pour traitement judiciaire, au procureur.

En outre ces informations alimentent un fichier d’infractions conservé par le service.
Ainsi, l’auteur d’un dépôt d’ordure à l ‘aide d’un véhicule pourra être redevable d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros, augmentée des frais de nettoyage engagés par la ville.

Le responsable de traitement s’engage :

  • A  limiter la collecte et le traitement des informations aux stricte nécessaire, c’est-à-dire à la plaque d’immatriculation du véhicule et aux silhouettes des personnes (conducteur ou passager du véhicule) de telle façon qu’elles ne soient pas immédiatement identifiables ;
  • A supprimer les photos conservées dans la carte mémoire des appareils tous les trimestres ;
  • A supprimer les données collectées et regroupées dans le fichier d’infraction au bout de deux ans ;
  • A renforcer la sécurité des traitements dans le cadre de cette finalité.

Multimédia/Information

Les données personnelles collectées dans le formulaire  d’abonnement à « Ivry-ma-ville Hebdo » sont traitées par le service Multimédia de la ville d’Ivry-sur-Seine, responsable de traitement, à des fins administratives internes, pour répondre à sa mission d’intérêt public et permettre le bon fonctionnement de l’abonnement.

Le recueil des données qui portent la mention (*) est obligatoire pour permettre l’envoi du journal électronique.

Seules les personnes habilitées seront destinataires de ces données qui pourront faire l’objet d’un traitement physique et informatique sécurisés et seront conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation du service.

Exercice des droits

Droits et exercice des droits

Conformément à la règlementation en vigueur, les usagers bénéficient de droits sur leurs données personnelles : droit à l’’information ; droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité, d’opposition pour des motifs légitimes ou d’effacement des données personnelles qui les concernent.

Vous pouvez exercer ces droits ou obtenir des informations complémentaires en sollicitant le délégué à la protection des données de la ville d’Ivry-sur-Seine :

Par mail : DPD@ivry94.fr

Ou par voie postale en vous adressant au responsable de traitement, à l'adresse suivante :

Monsieur le Maire

Hôtel de Ville d'Ivry-sur-Seine
esplanade Georges Marrane
94205 Ivry-sur-Seine Cedex

La collectivité vous informe également que vous pouvez obtenir des informations complémentaires et ou introduire une réclamation auprès de la CNIL à l’adresse suivante :

https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct

Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Tél : 01 53 73 22 22. (du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h)

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